忘年会の幹事が初めての方へのアドバイス

公開日:  最終更新日:2015/11/08

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寒くなり、年末に近づいてくると「忘年会」シーズンが到来

します。

その忘年会の事など考えてもいなかったのに、突然任命され

どうしたらいいのか困っている“あなた”へ、初めてでも、

できる幹事になる方法をアドバイスします。

なお、「新年会」の幹事も準備や流れもほとんど同じなので

参考になりますよ。

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忘年会の幹事としての準備

幹事のお役目は、TV局等のプロデューサーとディレクター

を足したものと同じです。

何かカッコいいようですが、簡単に言えば「くろこ」であり

裏方に徹して出演者(上司や先輩)を持ち上げ、楽しませる

お仕事になります。

スケジュールを立てる

まずは、本番(忘年会)当日までのスケジュールを立てます。

このスケジュールに漏れがあると、結果的にうまく行きません

昨年幹事をされた方(先輩)へ、昨年の内容に関しての詳細を

事前にリサーチします。

(1)開催日時と予算の決定〔約30日前〕

忘年会の目的(係、課、部、全体)に合わせて、その
組織の上長から順に日程の打診を行い、決定する。
予算については、例年の金額から適正な額を決定する。

(2)お店の予約〔約30日前〕

大まかな参加人数をもとに、先輩等に相談して近くの
お店をリストアップし、ホームページや情報誌等で、
選別したのち、電話で日程の空きを確認する。
その後、お店へ訪問し「予算と人数」を伝え相談する。

※大型店舗より人数に見合ったお店にすると、貸切り
になり、参加者の年齢や男女比率に沿ったメニュー
等、柔軟に対応してくれる場合もあります。

※ソフトドリンクも含めた「飲み放題」にしておかない
と支払時に大変なことになり得ます。ご注意!

(3)進行表の作成〔約30日前〕

忘年会当日の進行表を作成し、決定していない担当者
欄は“空白”にしておき、打診して承諾を得たら記入
していく。

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(4)案内メール作成と送付〔約20日前〕

忘年会開催の宣言と共に、日時と参加費を公開して
参加の申し込みを依頼する。

(5)担当者の決定〔約10日前〕

必要な担当者としては忘年会の『司会』、その組織
の上長の『挨拶』、2番目の上長からの『乾杯』の
掛け声、最後の『締めの挨拶』が必要になるため、
事前の根回し(顔を見てお願いする)が必須です。

※司会は幹事の仕事だ!言われる場合もあります

(6)参加者の決定と名簿作成〔約10日前〕

上の(4)で依頼した「申し込み」を締め切り名簿を
作成する。

(7)お店へ確定人数の連絡と買い出し〔約7日前〕

予約しているお店に確定人数を連絡して決定する。

また、余興やゲームの商品等の買い出しを行う。

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忘年会の余興やゲームは?

乾杯の音頭で、開始された宴会も 30~40分経つと

お酒が加わり、少しづつ盛り上がってきます。

そんな中で行うゲームは、例年の余興を確認して決める。

・ビンゴゲーム(定番中の定番ゲーム)

※賞品を全員分購入する必要がある。

・100円じゃんけん大会

※参加者全員が100円玉を左手に持って、隣の
人とじゃんけんをして勝った人がもらい、繰り
返して行く。
参加人数に応じて、止めるタイミングを計る。

・その他、市販のゲームを使ったもの

※結構、市販(ネット含む)商品は豊富であり安価
でもあるので、人数や年齢層に見合ったものを
決めて行く。

 

まとめ

忘年会の幹事としての心構えとして大切なのは、

「自分は楽しまない」ことです。

ビールやお酒は足りてるか、料理の減り方はどうか、

余っている料理があれば、一言声掛けして、足りて

いなそうなテーブルに置く。等の“気配り”を常に

忘れず気を抜かないように最後まで通りしてください。

これが出来れば、初めての“あなた”も立派な幹事に

なりますよ。

では、幹事さんガンバってくださいね♪

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